Compliance-Ombudsmann-Hinweisgebersystem - compliance-consultancy Prof. Dr. Andreas Kark

Das Hinweisgebersystem der Compliance-Consultancy

Integrität - Kompetenz - Objektivität – Effizienz

Professionelles Prozessmanagement und spezialisiertes juristisches Knowhow für Ihr Compliance-Hinweisgebersystem

Compliance-Verstöße können sehr erhebliche Sanktionen und Schadensersatzforderungen nach sich ziehen. Durch einen bei Ihrem Hinweisgebersystem eingehenden Hinweis über einen solchen Compliance-Verstoß oder ein Compliance-Risiko können sie diesen wirksam entgegentreten. Rechtsverstöße können unterbunden und Compliance-Risiken durch entsprechende Gegenmaßnahmen minimiert werden.

Die Bedeutung eines solchen Hinweisgebersystems wird dadurch hervorgehoben, dass Whistleblower ab dem 17. Dezember 2021 aufgrund einer EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden von ihrem Arbeitgeber besonders zu schützen sind.

Durch ein Compliance-Hinweisgebersystem, auch Whistleblower-Hotline genannt, schützen Sie somit den Unternehmenswert, die Reputation und die Integrität Ihres Unternehmens.

Durch unser professionelles Prozessmanagement und spezialisiertes juristisches Knowhow stellen wir sicher, dass Sie mit unserem Compliance-Hinweisgebersystem ein effizientes und effektives Hinweisgebersystem zur Verfügung haben.

Unsere Whistleblower-Hotline ermöglicht Ihren Mitarbeitern, Zulieferern oder auch Kunden, uns über mögliche Compliance-Risiken oder Rechtsverstöße in oder aus Ihrem Unternehmen heraus zu unterrichten. Der Whistleblower, kann uns über verschiedene Kommunikationskanäle Informationen übermitteln:

  • Telefonisch über eine, sofern gewünscht, speziell für Ihr Unternehmen eingerichtet Telefonnummer (Hotline).
  • Schriftlich, mittels eines E-Mails an eine, sofern gewünscht, speziell für Ihr Unternehmen eingerichtete E-Mailadresse.
  • Schriftlich, mittels Brief oder Fax.

Sofern es mit Ihrem Unternehmen entsprechend vereinbart worden ist, werden wir, wenn es der Hinweisgeber wünscht, seine Informationen ohne Nennung seines Namens an das Unternehmen weitergeben.

Im Rahmen der Kontaktaufnahme des Whistleblowers legen wir darauf Wert zu erfahren, wer dieser ist und für wen er in welcher Funktion tätig ist. Die Kontaktdaten des Hinweisgebers zu erfassen ist uns ebenfalls wichtig, da es nicht selten Rückfragen im Rahmen der internen Aufklärung des Sachverhaltes gibt, die nur geklärt werden können, wenn uns diese Informationen bekannt sind.

Diese Vorgehensweise hat den weiteren Vorteil, dass verhindert wird, dass anonyme Denunziationen verbreitet werden.

In einem weiteren Schritt werden die Informationen validiert, um den dadurch festgestellten Sachverhalt einer juristischen Prüfung zu unterziehen. Kommen wir zu dem Ergebnis, dass u.U. ein Compliance-Verstoß vorliegt oder das ein Compliance-Risiko besteht, informieren wir umgehend Ihren Compliance-Officer über den Sachverhalt und dessen Auswirkung auf die Compliance-Situation Ihres Unternehmens.

Die Verfolgung dieses Hinweises im Rahmen einer internen Untersuchung wird von Mitarbeiter des Unternehmens übernommen. Sofern gewünscht, können auch wird diese Analyse übernehmen. Abhängig vom Ergebnis der Analyse, sind gegebenenfalls entsprechende Gegenmaßnahmen zu definieren und umzusetzen.

Nach Abschluss der internen Untersuchung werden wir als Ihr Ombudsmann über das Ergebnis der Analyse informiert. Im Rahmen der datenschutzrechtlich zu beachtenden Regeln, erläutern wir wiederum dem Hinweisgeber den Ausgang der internen Untersuchung. Hinweisgeber können dadurch die Sicherheit haben, dass Ihre Informationen ernst genommen und professionell aufgegriffen worden sind.

Das Hinweisgebersystem der Compliance Consultancy eröffnet Ihrem Unternehmen den Zugang zu einem schlanken und effektiven Prozess, der es ermöglicht, präventiv Compliance-Verstößen zu verhindern.