Aufbau eines effektiven und effizienten Compliance-Managementsystems

Ein Compliance-Managementsystem muss den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht werden. Daher legen wir großen Wert darauf, ein auf das konkrete Compliance-Risikoprofil Ihres Unternehmens zugeschnittenes Compliance-Managementsystem für Sie zu entwickeln.

Faktoren wie z.B. die Art, Größe, Organisation, Komplexität und Internationalität Ihres Unternehmens bestimmen ebenso den Zuschnitt des Compliance-Managementsystems wie die zu beachtenden Vorschriften, die Branchenzugehörigkeit oder mögliche Compliance-Verstöße aus der Vergangenheit.

Daher ist es wichtig, ein Compliance-Risiko-Audit vorzunehmen, um beurteilen zu können, welche Maßnahmen mit welcher Priorisierung zu ergreifen sind.

Commitment der Geschäftsleitung

Der Aufbau eines Compliance-Managementsystems ist eine Führungsaufgabe und wird auch aus juristischer Sicht den Leitungsaufgaben des Vorstandes bzw. der Geschäftsführung zugeordnet. Daher ist es auch hier für eine erfolgreiche Implementierung eines Compliance-Managementsystems von elementarer Bedeutung, dass die Geschäftsleitung dieses Vorhaben rückhaltlos unterstützt.

Im angelsächsischen Raum wird daher regelmäßig von dem „Tone from the Top“ gesprochen. Sie dabei zu beraten, den richtigen Ton zu finden, gehört zu den Aufgaben, durch die wir sicherstellen wollen, dass das Compliance-Managementsystem erfolgreich in Ihrem Unternehmen eingeführt und eine entsprechende Compliance-Kultur gestaltet wird.

Compliance-Kultur

Die Compliance-Kultur eines Unternehmens entscheidet über die Komplexität des zu implementierenden Compliance-Managementsystems. Wir unterstützen Sie dabei zu analysieren, welchen Stellenwert "rechtlich einwandfrei zu agieren" bei Ihren Mitarbeitern hat.

Je wichtiger es Ihren Mitarbeitern ist, sich rechtstreu zu verhalten, desto geringer ist der Aufwand, der für ein Compliance-Managementsystem erforderlich ist.

Compliance-Kultur zu gestalten ist ein langfristiger Prozess, bei dem die unterschiedlichsten Erkenntnisse der Organisationspsychologie beachtet werden müssen (s. hierzu Näheres in Kark, Compliance-Risikomanagement, Kapitel 9, 2. Aufl. 2019, Verlag C.H. Beck).

Compliance-Risikomanagement

Das Compliance-Risikomanagement ist der Schlüssel für eine wirksame Befassung mit der Compliance-Situation Ihres Unternehmens. Nur durch die Kenntnis der Compliance-Risiken können Sie entsprechende Gegenmaßnahmen ergreifen. So können Sie gezielt knappe Unternehmensressourcen einsetzen und Rechtsverstößen aus dem Unternehmen heraus präventiv begegnen.

Sie und Ihr Unternehmen darin zu unterstützen, ist eine unserer Hauptaufgaben. Es ist dabei unser Anliegen, im Rahmen eines auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Prozesses, Ihnen bestehende Gefährdungslagen aufzuzeigen und Ihnen geeignete Maßnahmen vorzuschlagen, um diesen Compliance-Risiken entgegenzuwirken.

Der Prozess des Compliance-Risikomanagements setzt sich aus folgenden Schritten zusammen:

• Definition der zu betrachtenden Compliance-Risiken.
• Identifikation der Compliance-Risiken.
• Analyse und Bewertung der Compliance-Risiken.
• Berichterstattung über Compliance-Risiken.
• Beschluß und Umsetzung der Steuerungsmaßnahmen.
• Compliance-Risikomonitoring.

(s. hierzu Näheres in Kark, Compliance-Risikomanagement, 2. Aufl. 2019, Verlag C.H. Beck).

Compliance-Programm

Das Compliance-Programm beinhaltet die aus dem Compliance-Risikomanagement abgeleiteten Gegenmaßnahmen. Als integraler Bestandteil dieses Analyseprozesses gehört es zu unseren Aufgaben, Ihnen Vorschläge über geeignete Maßnahmen zu machen, um Compliance-Risiken wirksam zu begegnen. Diese müssen auf die spezifische Gefährdungslage und die operativen Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens zugeschnitten sein.

Es kann sich hierbei z.B. um die Anpassung oder Neuformulierung von Richtlinien, das Anpassen von Geschäftsprozessen, die Ausrichtung von Compliance-Trainings, den Aufbau eines Hinweisgebersystems oder um weitere Maßnahmen handeln.

Compliance-Monitoring

Das Compliance-Managementsystem eines Unternehmens basiert auf dem Gedanken der kontinuierlichen Verbesserung. Dieses aus der Betriebswirtschaft als KVP wohlbekannte Vorgehen setzen wir ein, um unterjährig plötzlich auftretende, bisher nicht erkannte Gefährdungslagen im Rahmen des Compliance-Managements zu erfassen und diesen entgegenzuwirken.

Auch ermöglicht unser Compliance-Monitoring die Überprüfung der Wirksamkeit der eingeleiteten Gegenmaßnahmen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die Ziele des Compliance-Managementsystems auf effektive und effiziente Weise erfüllt werden.

Compliance-Dokumentation

Wie bei allen Geschäftsprozessen spielt auch bei Compliance-Managementsystemen die Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse und der eingeleiteten Maßnahmen eine wichtige Rolle. Sie dient dazu, die Prozessqualität zu verbessern. Gleichzeitig belegt eine ordnungsgemäße Dokumentation revisions- und gerichtssicher, dass der Vorstand, die Geschäftsführung und der Aufsichtsrat ihre jeweiligen rechtlichen Pflichten in Bezug auf die Compliance ihres Unternehmens erfüllt haben.

Beim Aufbau einer solchen Compliance-Dokumentation beraten und unterstützen wir Sie gern.

Compliance-Kommunikation

Compliance-Managementsysteme sind keine selbsterklärenden Prozesse. Wir beraten Sie bei der richtigen Kommunikation der Ziele und der einzelnen Prozessschritte dieses für Ihre Mitarbeiter völlig neuen Compliance-Managements. Dadurch werden Ihre Mitarbeiter und auch Ihre externen Geschäftspartner in die Lage versetzt, Ihr Unternehmen darin zu unterstützen, rechtlich einwandfrei tätig zu sein.

Zu diesem Zweck entwickeln wir in enger Zusammenarbeit mit den für die Unternehmenskommunikation zuständigen Mitarbeitern einen Kommunikationsplan. Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei der inhaltlichen Gestaltung der Informationen der internen und externen Kommunikation.